何か巧い策がないかとか、グッドアイデアがないか、とかもっと人でが欲しいとか。時にはそう願っても不思議ではありません。

でも、チームリーダーの皆さんの願いを粉々に粉砕してしまう非情な現実があります。

例えば、チームリーダーとして自身の管理下にある作業チームが、作業の品質と作業の効率化を図るためには、どうしたらよいのでしょうか？

おそらく実際の現場では、それらの課題を一発で解決しようとして実行しても、挫折という残念な結果に終わる確率が大きいようです。
どうして残念な結果に終わるのでしょうか。

はじめから一発で解決しようとすると、それがあまりにもハードルが高すぎることになり、チーム全体に大きな無理がかかる。
そこに大きな要因がある筈です。

そして、その大きな要因は、最初から品質を上げるための術や効率化の術を考え実行するからかもしれません。
その結果は、部下に指示をしても一時的には従うけれど、数日経ってしまえばもどにもどってしまう。
これが多くの現実でもあります。

それでは、最初に手を付けるべき事は何でしょうか。

チームリーダーとして自身が目指す事は、チームの作業品質を高めたり効率を高める体制作りを最初に行うべきでしょう。

だから、その体制作りをしないで、先に効率化を図ろうとするから、何度やってもウマクいかない。

そこで、チームリーダーは自身のチームの体制作りにもっと関心をもち、日々その体制作りに努力する方が結果的には近道になる筈です。

では、その体制作りのためにチームリーダーは何をするのかは。

一つは、チームの信頼関係を作り上げることであり、そのためには、チームリーダーがメンバー各自の仕事の役割分担とその存在意義を明確にし、各自が各自の仕事を尊重しあうようにさせることです。
一つは、チームで決められたルールをメンバー全員に守らせる。
これだけの事を日々徹底する努力をすることが大切です。

もし、メンバーの一人が他のメンバーに尊大に接したり、他のメンバーの仕事をナメルような行為を行った場合は、チームリーダーはそれを決して許してはいけません。厳重に注意をするべきです。
それを許していると、結果的にはチームリーダーをナメルことになり、仕事をナメルことになり、会社をナメルことになり、経営者をナメルことになり、顧客様をナメルことになります。

かりにそのメンバーが仕事が出来るとしても、チームリーダーの注意を受け入れない場合は、チームから離れてもらうよう上司に進言するべきです。

何故かと言うと、チームにメンバーどうしの信頼関係がないと、チーム全体の生産性をアップしようとしてもそれを達成できません。

平たく言うと、他の人に思いやりがない人が一人でもいると、チームがウマク機能しないからです。

その全体像を表現する一つの方法として、皆さんご存知のマインドマップがあります。
このマインドマップを試してみてはいかがでしょうか。

※Wikipediaによると、MindMapはトニーブザン氏が提唱した、図解表現技法の一つで、ちなみにマインドマップという呼称は日本国内においてブザン・オーガナイゼーション・リミッド社によって商標登録されている。との事です。

フリーのマインドマップのソフトに、Windows・Mac・Linuxの各OSに対応しているFreeMindがあり関連サイトも沢山アップされています。

また、Mac OSX用のMindNodeはFreeMindのように高機能ではありませんが、そのぶんシンプルで使い易いと個人的に気に入っています。
基本的な操作もマウスで直感的にでき、そのぶんマインドマップの作成に集中できる。そう思っています。
iPhone用のMindNodeもシンプルで直感的に操作できるのが魅力です。

※FreeMindの日本語ミラーサイト。
※FreeMind使おう会。FreeMindの活用方法のサイト。操作方法のマニュアルが無料でダウンロードできます。
※MindNodeの日本語サイト。
※iphone用のMindNodeは上記のサイトに掲載されています。

ノートにメモをする場合でもマインドマップは参考になり、図解的にメモをすることで頭の中も整理されてくるような気がします。

仕事に追われストレスだけがたまっていくよりも、自分の方で仕事をコントロールしたい！
そう思いませんか。

そんな場合は、自分の仕事の全体をマインドマップ風にビジュアル化してみると、何処に問題があり、どうすればよいのか解りやすくなるはずです。

コクヨの品番ノ-M236B は中横罫 6mm×17行、用紙の枚数は48枚で使い易いと思います。
しかも用紙はミシン目入りです。

ノートのカバーはパスポート用のカバーを使用できますし、革でオリジナルのカバーを作るのも面白いでしょう。
作り方はのヒントはこちらを参照して下さい。
※カバーのサイズはB7用に合わせて下さい。

スケジュールやTo-Doはiphoneのアプリで行い、このノートはアイデアとかメモとか日記とか雑記帳のように使うのがベターで、いつも身に付けておいて、思いついたら即メモをするイメージです。

メモの仕方のヒントは超シンプルノートのメモ術を参考にして下さい。
時にはデジタルツールから離れ、アナログの紙のノートに書いているとホ〜トした気分になったりします。

でも実際のところ、仕事の効率化を図るにはiphoneのその関連のアプリを使った方がベターでしょう。

一方、以前に述べたように、目についたり気になった事を紙のノートにメモし、後でそれらのメモを見て対策を練ったりetc、日頃の小さな努力の積み重ねが大事で、後でそれが大きな差となってきます。
小さなノートを自分なりにカスタマイズすることで仕事の仕方も変わるはずです。

揺れる通勤電車の中でノートに字を書き難いので、そんな時はiphoneの出番です。
アイデアやひらめきをサポートするiphone用の発想支援アプリIdeaPodがあります。

カレンダーやToDoの単独のアプリはそれなりにありますが、カレンダーとToDoがいっしょになったアプリは少ないと思います。
カレンダーとToDoがいっしょになった、その数少ないアプリの一つがPocket Informantです。

Pocket Informantのメニューは英語で、しかも設定項目が多く、最初は戸惑うかもしれませんが、日本語入力はOKなので、仕事効率化にはピッタリのアプリの一つでしょう。

最初は細かい設定をあまり考えず、とにかく使ってみる事にしました。

カレンダーはGoogleカレンダーと同期し、ToDoはToodledoと同期しますし、Googleカレンダーを愛用している方はこのPocket Informantをチェックしてみてはいかがでしょうか。

Pocket Informantは有料(1,500円)ですが無料版もあり、無料版のPocket Informant LifeはGoogleカレンダーとの同期に制限がありますが、そのLite版をiTunesからダウンロードし、使い勝ってを確かめた方がよいかもしれません。

このPocket Informantは、App Storeでは仕事効率化のジャンルに属し、マネジメントの仕事におおいに役立つでしょう。
そして、紙の手帳よりも機能的に優れている、このようなアプリを使えるスマートフォンは、これからも携帯の中で徐々にシェアーを伸ばしていく筈です。

一方で、組織の方向性とビジョンを明らかにしたり、それを実現するための戦略をたてたり、組織の体制を整えるetcのリーダーの仕事と、仕事の効率化はチョット違うと思っています。

と言うのは、リーダーの考えや決断が間違った場合は、その組織が受けるダメージはかなり大きく、仮にその組織が効率的な仕事ができる体制であっても、リーダーの考えや決断が間違った場合は、結果的にその組織はダメージから免れることができないのが現実です。

また、リーダーは他の人が見逃してしまう些細なことでも、それが組織にどんな影響を与えるのかを想像できる能力も要求されます。
そして、その能力はどうやって身についていくのか！
その一つとして、目についたり気になった事をメモし、後でそれらのメモを見て対策を練ったりetc、日頃の小さな努力の積み重ねの結果だと思っています。

「超シンプルノート」をその意味でも、もう一度見直してみる価値はあると実感しています。

シンプルでしかもノートのように使えるアプリはないものか。と、いろいろ探しては使ってみました。
そして、行き着いたのは今回ご案内するAppigoのNotebookです。

このNotebookのアプリは、メモ帳的なアプリではなく名前のとおりノートのように使えるアプリで、しかも同じAppigoのToDoと連携して使えるのも魅力です。

PC上ではToodledoで新規作成や編集したりiphoneのNotebookと同期できます。

AppigoのNotebookの入手は、iTunesを経由してApp Storeから600円で購入できます。
購入する前に、NotebookのイメージをiTunesにアクセスしてつかんでおいた方がよいでしょう。
Toodledoは無料で、ユーザー登録が必要です。

Notebookは、メニューは日本語表示で当然日本語入力もOKです。
App StoreからダウンロードするとNotebookの「ヒントと秘訣」もいっしょにダウンロードされるので、使い方に戸惑う事はないでしょう。

このNotebookのアプリはToDoと連携して使う事ができますが、それほど高機能ではないため、このアプリを使いこなすために悪戦苦闘することはないと思います。
極めてシンプルなゆえに、メモに集中できるのが大きな魅力です。
紙のノートにメモる感覚で使えます。

使い方はいろいろで、アイデアをメモる、懸案事項をメモる、気になった事をメモる、日記帳を書く、プロジェクトの概要をメモる、年間計画をメモる、などなど。

例えば、年間計画を立てる場合は、従来は年間計画表の用紙に年度の始めに計画を立てるイメージですが、年度の始めに一年間の計画を立てるのはチョット難しいのが現実だと思います。
最初からかまえてしまう事に無理があるのであって、結果的には年間計画など見向きもしない。これも現実でしょう。

それで、既成概念にとらわれないで、その都度思いついた時に年間計画にそれを追加したり修正していけば良いわけで、Notebookがシンプルなアプリゆえに、それが可能だと実感しています。

そして、重要な事は、月の何日かはその年間計画を見る事です。
見ないことには、計画した意味ありませんから。

しかし、なんのために政権交代をするのか、その目的があまりピントこない。そう思っているのは私ばかりではないでしょう。
政治家の発言やマスコミも政局についての発言と話題が多く、これからの日本をどうするという話が聞こえてきません。

政治的な事をここで詳しく述べるつもりはありませんが、今の与党の迷走ぶりから、民主党に対する国民の圧倒的な支持があってもよさそうですが、現実はそうでもありません。
何故でしょうか。

それは、端的に言えば今の日本を変えるイメージが湧いてこない。

霞ヶ関の解体や天下りの禁止をかかげる政党が、郵政民営化に逆行する主張をしたのでは、筋がとおらない。
また、前代表に対して自由に意見を主張できない政党が、強大な官僚組織に立ち向かえるのか。
内心では、そう思っている国民は少なくないと思います。

郵政民営化の狙いは、郵貯が集めた金を財務省の財政投融資から、政府や地方時自体の特殊法人や公益法人に流れるのを断つことであり、先の衆議院選挙で国民の多くがそれを支持したはずです。
であれば、郵政民営化に逆行し、霞ヶ関の解体や天下りの禁止を主張しても、その意志を疑われてしまう。

今の世界同時不況で、急を要する課題については敏速な対応をしなければなりませんが、一方で、これからの日本をこうすると国民に示す事も政治家の本来の仕事です。

多分、これから与野党から示されるマニフェストはお金のバラマキでしょう。
そして、そのツケは今の若者とその後の世代に回ってくる。と、若者の皆さんは残念ながら自覚しなければならないかもしれません。

こんな言い方をすると気分がよくないかもしれませんが、生活を守れるかどうかは結果であり、仕事がなければどうしようもありません。

社会保障の充実は勿論ですが、多くの人々は稼がないと食っていけないのが現実です。
国も同じでしょう。
稼がないと国の存在も保証できないでしょう。

どうしてこんな事を言うのかは、これからの日本をこうすると政治の方で国民に示して欲しいからです。

例えば、日本の場合は食料とエネルギーの輸入依存度が高く、外国から買わなければなりません。
当たり前ですが、買うためにはお金が必要です。
では、どうやってお金を稼ぐのか。難しい問題ではあります。

それで、一つの考えとして、製造業の分野では日本は欧米に追いつき追い越せでやってきましたが、これからは日本も新興国に追われ追い越されてしまうでしょう。
新興国が製造業を拡大していくとエネルギーと食料の需要が高まり、国の間でエネルギーと食料の奪い合いになるかもしれません。

そうであれば、日本の安全保障上からも食料とエネルギーの分野を強化拡大するのも一つの考えです。
かなり難しい事ですが、その分野の輸入依存から脱却して、将来的に日本が食料とエネルギーを輸出する側になる事を目指す。
現実ばなれした話ですが、超難題に取り組むのが政治家本来の仕事ではないでしょうか。

人間が生きていくためには食料とエネルギーを消費し続けなければなりません。
そのために、食料とエネルギーは常に生産されなければなりません。
今まで弱かった食料とエネルギーの分野を大きな産業に育て上げることで、結果として雇用が創出されるはずです。

今、若い人達に言っておきたいことは、政府や政治家の行った事のツケが自分達に回ってこないようしなければなりません。

ご存知の「かんぽの宿」の譲渡に対する政治家とマスコミの対応ですが、企業間の商取引に本来であれば政府も政治家も口を挟むべきではありません。
マスコミでは「かんぽの宿」は国民の財産と言っていますが、年間40億円前後の赤字を出している「かんぽの宿」を自分達の大切な財産と思えますか。
「かんぽの宿」が国民の財産であれば、その赤字の穴埋めを国民が負担しなければなりません。
理屈としてはそうなります。

「かんぽの宿」は日本郵政にとっては不良債権的な存在であり、日本郵政が不良債権をかかえたままで上場したら、財務省が持っている日本郵政の株が高く売れない可能性が大です。
そうなったら国に入ってくるお金がその分少なくなり、そのツケが回り回って若い人達やその次の世代にくるともかぎりません。
だから、早い時点で「かんぽの宿」を譲渡してしまった方が国民にとってはよかったわけです。
党利党略はどうであれ、日本郵政が沢山利益を稼ぎ、国に沢山の税金を納めてくれた方が国民にとってはプラスになるでしょう。

結果的には「かんぽの宿」の譲渡が先送りになったわけですので、日本郵政と政治家の責任は重い。
少なくともそのツケを国民に負わせるべきではありません。

例えば、数十ページのPDFドキュメントを社内や自宅で見る時間的余裕がない時は、通勤電車のなかで見るのも一つの方法です。
緊急を要する文書であれば即閲覧しなければなりません。が、緊急ではないけれどチョット気にになっている文書などは、そのうちに見るのを忘れてしまうでしょう。

でも実際のところ、ついつい見るのを忘れてしまう文書のなかには、役に立つ事があるかもしれません。

そこで、Wi-Fi対応のアプリケーションであるAir Sharingの出番です。

Air Sharingはネット上でたくさん紹介されていますので、一応目を通してみてもよいと思います。

Air Sharingのアプリは、iTunes経由でApp storeから600円で購入できます。
そして、Air Sharingの設定の方法については、Air Sharing内に日本語で記載されていますので、設定に困る事はないでしょう。

対応のOSはMac OS X、Windows XP Vista 、Linuxなどです。

それでは、Mac OS Xの設定方法を簡単にご紹介します。

・iphoneのWi-Fiをオンにしネットワークへ接続します。
・Air Sharingを立ち上げ、下のメニューバーの歯車みたいなアイコンをタップし、設定画面を表示。
「共有のセキュリテー」
＜パスワードの要求＞　　　　オン
＜ユザー名＞　　　　　　　　ユザー名を入力
＜パスワード＞　　　　　　　パスワードを入力
・Air Sharingの表示画面にある　完了　をタップ

※Air Sharingが立ち上がっている状態にしておきます。まだAir Sharingを終了させないで下さい。

・MacのFinderを立ち上げる。
・Finderのメニューバーの「移動」をクリック。
・移動の「サーバーへ接続」をクリック。
・サーバーアドレスにAir Sharingの下に表示されているhttp://以降のとおり入力。
・接続をクリック。
・＜名前＞と＜パスワード＞にAir Sharingで設定したユーザー名とパスワードを入力。
・＜OK＞をクリック。

Macとiphoneが接続されます。

Finderでiphoneへ転送したいファイルをコピーし、iphone側のエリアへペースト。
ペーストが完了したら＜接続を解除＞をクリック。

以上、オフラインの状態でMacから転送されたドキュメンをAir Sharingで見ることができます。

サンプルとして、上のイメージはAir SharingでPDFドキュメントが表示されている状態です。
ちなみに、このファイルサイズは約15MBでページ数は150前後。
オフラインで閲覧できますので、パケット代を節約できるのも魅力です。

Air Sharingをイメージしていただけましたでしょうか。

ところで、紙の「超シンプルノート」とスマートフォンのiphoneを比べ、どちらが優れているか？
機能的には断然iphoneに軍配が上がります。

でも、紙の「超シンプルノート」にペンで書く時は、なんかホットする気分になったりします。

iphoneは使っているうちに動きが遅くなってくるので、本体のメモリーを解放するアプリは必須かもしれません。

それから、iphoneは最初からTo-Do関係のアプリがインストロールされていませんから、iphoneをビジネスに使うのであれば、新たにTo-Doのアプリをインストロールする必要があります。

今回は、To-Doのアプリについて。

iphone単体でTo-Do管理をするには、iphoneの入力の仕方がPCに比べやりにくいため、主にTo-Doの入力はPCで行い、それをiphoneで閲覧する方法がよいと思っています。
そのためには、PCと同期をするアプリが必要です。

：iphoneのTo-Doアプリについて

いろいろと試してみましたが、結局はAppigoのTo-Doを使っています。
AppigoのTo-Doは、iTunesストアーから購入できます。
AppigoのTo-Doについてはネットにたくさんアップされていますので、一応目を通してみてもよいと思います。

：PC側のアプリについて。

PCでTo-Doを入力したりiphoneと同期をするためにToodledoにアクセスをします。
英語表示ですが、無料であるのも魅力です。
また、Toodledoを使うためには、登録が必要です。

：同期について

PCとiphoneの同期は、iphoneのTo-Doから簡単にできます。

以上、簡単に紹介しました。
Toodledoはネットでたくさん紹介されていますので、詳しくはそれらを参考にして下さい。

iphoneのよさの一つに、例えば、夜眠るまえにiphoneを枕元においておけば、何か思いついた時にそれをiphoneに入力できる事です。
仰向けになって手帳に字を書く芸当ができませんから。
また、朝目を覚ました時にスケジュールやTo-Doの確認もできますし。

その原因一つは、その対策がとられていない事に起因しています。
どうしてそうなるのでしょうか。
多くのケースは、事前の打ち合わせがもなく、段取りも不備のままに作業をスタートしようとするからでしょう。

また、商品管理の業務でも毎回同じ問題が起きているのにもかかわらず、それを解決される兆しがみられないケースも。
担当者は真剣に作業をしているのに、どうしてこんな状況になってしまうのでしょうか。

その要因は様々だと思います。
惰性で仕事をしているかもしれないし、段取りをするよりも早く作業に取り掛かった方が早いと、思い込んでいるのかもしれないし等々。

そこで話を変えて、仕事は一人でするものではなく、皆でするのが本当のはずです。（組織的に仕事をする）
であれば、何か問題が起きた場合は、関係者でそれを解決するのが本来の自分の仕事でしょう。

その場合、たいていは会議にかける事になるでしょうが、建前だけの議論になってしまうと時間のロスになりかねません。

それよりも、現場で問題が起きた時点で関係者どうしで、即打ち合わせをする。
立ち話でもかまわないから、その場で対策が決められるのであれば決めてしまう。
その場で決められないのあれば、打ち合わせ日と時間を決めてしまう。
重要な事は、その場でなんらかを決めてしまう事です。

そのためには、各自メモ用紙を常に携帯しておく必要があります。
そして、決められた事を各自メモし、決められた事を徹底するために、そこの担当責任者が関係者へ、その日のうちにメールしておきます。
打ち合わせの時間は、とりあえず5分前後と決めておいてもよいでしょう。

携帯用のメモ帳は、ポケットに入る市販のA6サイズのノートで可。（105円）
メールは各担当者の携帯へ送るのも一つの方法です。

◯◯◯◯しなければならない。とか、◯◯◯◯をしなければならない。
そう思い込んでいませんか？

そう思い込んでいると強迫観念みたいなモノに駆られ、ますます焦りストレスが大きくなってまいります。

そんな時は、気分を一新するつもりで、その日の出来事や悩んでいる事をありのままに簡単な日記を書いてみるのも方法です。

◯◯◯◯しなければならない。そう思う心境を理解できないわけではありませんが、そう思い込んでいるとカラ回りをするだけで、結局は何もできていない事になるケースの方が多い。そう経験的に思っています。

そこで、チョット肩の力を抜いて、◯◯◯◯しなければならないを◯◯◯◯する、に置き換えてみて下さい。
To-Doでも◯◯◯◯しなければならないを◯◯◯◯する、と書く。
そうすると案外行動に移しやすくなります。

もう一つは、思いつくままに職場での出来事とか自身の悩みなどを、日記にして書いておくのも方法です。
そして、上のイラストのように赤色でその日記の内容のキーワードを書いておくのがコツです。
それを何日か繰り返して、後でそれらの日記を読んでみると、何かを発見したり思いついたりするかもそれません。
そうなったら、それをTo-Doにして行動に移す。

ただ漫然と思っているだけでは頭の中が整理されません。

上のイラストで、( D )は、DiaryのDです。4/7は4月7日です。